Mit einer Skill Management Software die Mitarbeiterkompetenzen gezielt einsetzen

Im modernen Wirtschaftsgeschehen sind Fachkenntnisse oftmals der entscheidende Aspekt, der über den Erfolg eines Unternehmens entscheidet. In sehr kleinen, meistens inhabergeführten Betrieben genügt es manchmal noch, beim klassischen Feierabendbier über Interessen und Kompetenzen der Mitarbeitenden zu sprechen. Doch schon im kleineren Mittelstand würde man mit einer solchen Methode rasch den Überblick verlieren. Um die eigenen Unternehmensziele zu erreichen, setzen Betriebe daher auf das Skill Management.
Das bedeutet, dass Kenntnisse des Teams erfasst und in die Arbeits- beziehungsweise Ressourcenplanung kontinuierlich einbezogen werden.

Wie ist das Kompetenzmanagement aufgebaut?

Grundlage für das Skill Management im Betrieb ist die Stellenbeschreibung der einzelnen Arbeitsplätze. Auch wenn aktuell keine neuen Mitarbeitenden angeworben werden sollen, werden die jeweils anfallenden Arbeitsschritte in der Skill Management Software detailliert erfasst und mit den dafür erforderlichen Kompetenzen abgeglichen. Hierbei können auch aktuelle Mitarbeitende einbezogen werden: Oftmals wissen die Teammitglieder am besten, welche Anforderungen an der entsprechenden Stelle erfüllt werden müssen.
Aufbauend auf diese Angaben werden im nächsten Schritt die erforderlichen Kernkompetenzen analysiert und der gegenwärtigen Bedarfsplanung gegenübergestellt.

Geschäftsführung und HR-Abteilung können mit wenigen Blicken erkennen, ob das gegenwärtige Team in der Lage ist, das aktuelle Soll in Bezug auf die Kompetenzen vollumfänglich zu erfüllen.

Ist dies nicht der Fall, so gibt es:

• entweder die Möglichkeit, das bestehende Team bedarfsgerecht zu schulen
• oder zusätzliche Fachkräfte einzustellen

In einigen Fällen sind in einem Team sogar mehr Kenntnisse vorhanden als erforderlich. Wenn sich die Geschäftsausrichtung ändert oder Unternehmenszweige aufgegeben werden, kann dies nach Abgleich mit dem Skill Management auch zu einer Verschlankung des Teams führen. Ein so frühzeitiges wie umfassendes Skill Management ist aber ein gutes Mittel, um nicht an diesen Punkt zu gelangen.

Wie arbeitet eine Skill Management Software?

In aller Regel setzen Unternehmen eine Software ein, die für das innerbetriebliche Kompetenzmanagement mehrere Aufgabenbereiche abdeckt. Hierbei steht das Mitarbeitermanagement an erster Stelle. Darin werden die Personaldaten und die Kompetenzen gebündelt und stehen für eine gezielte Planung quasi auf Knopfdruck zur Verfügung. Durch diverse Auswahlmöglichkeiten werden optimale Bedingungen für die Auswertung geschaffen.
So kann man das Team nicht nur im Alltagsgeschäft sinnvoll einbinden. Auch bei neuen Projekten sind die geeigneten Mitarbeitenden schnell gefunden und zugeordnet.

Zeigt die Personalplanung Lücken auf, unterstützt die Skill Management Software das Recruiting beziehungsweise das Bewerbermanagement. Nicht nur das Unternehmen, sondern auch potenzielle Bewerber können gesuchte beziehungsweise gebotene Kompetenzen in eine Maske eintragen und werden so passgenau zusammengebracht. Wenn Bewerber Kompetenzen mitbringen, die gegenwärtig nicht erforderlich sind, so können sie auf Wunsch im System gespeichert und in einem späteren Bedarfsfall kontaktiert werden.

Wie werden Qualifikationen eingeteilt?

Qualifikationen der Mitarbeitenden beziehungsweise der Bewerber lassen sich unterteilen in Haupt- und Nebenqualifikationen. Erstere sind für die Ausübung einer Tätigkeit unverzichtbar, zweitere können in die Personalplanung aber ebenfalls einbezogen werden: Um den LKW des Unternehmens fahren zu können, ist ein entsprechender Führerschein unabdingbar.

Verfügt ein möglicher Fahrer nicht nur über die Fahrerlaubnis, sondern auch über Kenntnisse der spanischen Sprache, kann er für die Auslieferungsfahrt nach Madrid gegenüber möglichen anderen Kollegen den Vorzug bekommen.

Auch die Kompetenzstufe spielt bei der Personaleinsatzplanung (Tipps zur datenschutzkonformen Personaleinsatzplanung) eine wichtige Rolle. Hier sind von der angelernten Hilfskraft bis hin zum Expertenstatus diverse Schritte erforderlich: Hilfskräfte können bestimmte Tätigkeiten lediglich unterstützend, aber nicht alleine ausführen. Experten hingegen sind sogar in der Lage, andere Mitarbeitende zu unterweisen beziehungsweise zu schulen.
Auch bei erforderlichen Krankheits- oder Urlaubsvertretungen ist diese Unterteilung hilfreich, um temporär ausfallende Kräfte kompetent zu ersetzen.

Wenn eine anfallende Arbeit von mehreren Personen erledigt werden kann, so lässt sich der Blick etwas weiten. Womöglich besteht an einer anderen Stelle aktuell Bedarf für eine Unterstützung. Abhängig von der auszuübenden Tätigkeit kann sich auch eine Rotation anbieten, um die Arbeit abwechslungsreich zu gestalten und dafür zu sorgen, dass Fähigkeiten durch die Nutzung im Arbeitsalltag erhalten bleiben