Effizienter arbeiten mit diesen Tipps

Dass Selbstständige und Freiberufler viel Wert auf die Effizienz ihrer Arbeit legen, liegt auf der Hand. In möglichst kurzer Zeit und mit geringem Aufwand viel zu erreichen, steigert schließlich das persönliche Einkommen und erleichtert den Arbeitsalltag. Doch auch Angestellte haben die Möglichkeit, einen großen Nutzen aus diesem Konzept zu ziehen. Worauf es genau ankommt, das sehen wir uns hier in diesem Artikel an.

Was ist Effizienz eigentlich?

In einem ersten Schritt ist es wichtig, die Bedeutung des kleinen Wortes überhaupt zu erkennen. Denn sehr häufig verwechseln wir effizientes Arbeiten mit effektivem Arbeiten. Letzteres beschreibt ein Maß für die Zielerreichung. Effektivität verdeutlicht uns, mit welchen Maßnahmen wir unserem Ziel besonders nahe kommen.

Wer sich fragt, was nun getan werden muss, um das Projekt erfolgreich abzuschließen, begibt sich auf den Pfad der Effektivität.

Etwas anders gestaltet sich die Situation bei der Effizienz. Denn in diesem Fall geht es darum, wie etwas getan werden muss, um das Ziel zu erreichen. Betrachtet wird also das Ergebnis im Verhältnis zum Aufwand, der dafür notwendig ist. Je höher die Wirtschaftlichkeit unserer eingesetzten Mittel ist, desto höher ist unter dem Strich auch unsere Effizienz.

Die größte Produktivität lässt sich natürlich im Zusammenspiel der beiden Begriffe erreichen. Dies würde bedeuten, dass die richtigen Dinge auf die richtige Art und Weise getan werden (Betriebsblindheit – Die gefährliche Routine im Beruf). Wer sich ausschließlich auf die Effizienz konzentriert, hakt womöglich diverse Aufgaben mit einem möglichst kleinen Input ab, doch wenn es die falschen sind, so tritt er noch immer auf der Stelle.

Zeitmanagement mit passender Software

Ein erster Schritt, der uns auf dem Gebiet der Effizienz voranbringen kann, ist das passende Zeitmanagement. Über die Jahrzehnte wurden diverse Systeme entwickelt, die uns dabei eine Hilfe sein sollen. Auf den gleichnamigen US-Präsidenten geht zum Beispiel das Eisenhower-Prinzip zurück, die bis heute sehr bekannt ist. Hierbei handelt es sich um die klare Periodisierung von Aufgaben.

Auch moderne Software kann Unternehmen, Angestellten und Selbstständigen dabei helfen, die Effizienz bei ihrer Arbeit deutlich zu verbessern. Doch inzwischen fällt es aufgrund der großen Auswahl schwer, die passende Software zu finden. Dienstleister wie Appvizer ermöglichen einen einfachen Vergleich der Angebote. So ist auf einen Blick klar, wo bessere Option zu finden ist.

Eigene Emotionen kontrollieren

Ein Punkt, der in diesem Rahmen sehr oft unter den Tisch fällt, betrifft unsere eigenen Emotionen. Wer die Dinge bei der Arbeit zu sehr bewertet und sich in normative Kaskaden stürzt, verliert auf diesem Wege auch die Effizienz.

Um wirklich produktiv sein zu können, ist es zu jeder Zeit wichtig, einen kühlen Kopf zu bewahren.

Schon aus dem Grund sollten persönliche Gefühle bei den dringenden Dingen außen vor gehalten werden. Wer sich zu sehr damit beschäftigen muss, was nun im eigenen Kopf vorgeht, dem fehlt am Ende des Tages die notwendige Energie, um sich noch in ausreichendem Maße um die eigentliche Arbeit kümmern zu können.

Die Zeit künstlich verknappen

Wir neigen dazu, genau so viel Zeit für die wichtigen Aufgaben zu brauchen, wie uns zur Verfügung steht. Aus dem Grund kann es ratsam sein, sich die Zeit selbst künstlich zu verknappen. Auf diese Art und Weise entsteht eine neue Deadline, die zusätzliche Kräfte mobilisieren kann. Diese Methode ist nur dann zu empfehlen, wenn sie nicht zu einem lähmenden Stress führt, der die ohnehin schwere Arbeit noch ermüdender macht.