Zeit effizient nutzen – Mit der ALPEN-Methode

Lange und anstrengende Tage vermitteln nicht automatisch das Gefühl, vor dem Gang ins Bett alles Wichtige erreicht zu haben. Ganz im Gegenteil. Schnell macht sich Unzufriedenheit breit, wenn man das Gefühl hat, nicht alle Pflichten und selbst gesteckte Ziele erreicht zu haben.

Eine gute Unterstützung für cleveres Zeitmanagement

Ein cleveres Zeitmanagement hilft dabei, im Alltag mehr Zeit zu haben und sich nicht so gehetzt zu fühlen.

Getreu dem Motto: „Zeit hat man nicht, Zeit macht man.“ hat sich die sogenannte ALPEN-Methode als Technik für Zeitmanagement bewährt.

Eine Schlüsselrolle nimmt bei dieser Methode zur Organisation des Alltags die To do-Liste ein, die unter besonderen Voraussetzungen geführt wird.

Zeitaufwand besser einschätzen können

Die ALPEN-Methode ist eine wichtige Stütze, um sich im Alltag besser zu organisieren und das eigene Zeitgefühl zu verbessern. Häufig führen wir uns zwar alltägliche Herausforderungen vor Augen. Allerdings mangelt es oft am Einschätzungsvermögen, um den Zeitaufwand für die Aufgaben richtig einschätzen zu können. Die Folge dieser Fehleinschätzungen sind Planungsfehler, die bei der Bewältigung des Alltags Stress verursachen.
Die ALPEN-Methode ist gut dafür geeignet, um Überforderungen zu vermeiden und den Tagesablauf besser zu koordinieren.

Die ALPEN-Methode im Detail

Der Begriff „ALPEN“ ist ein Akronym, das die fünf Arbeitsschritte der Methode näher erklärt.
Diese Schritte werden wie folgt aufgeführt:

• Aufgaben sowie Aktivitäten aufschreiben
• Länge abschätzen
• Pufferzeiten einkalkulieren
• Entscheidungen treffen
• Nachkontrolle

Eine Kombination der fünf Anfangsbuchstaben ergibt den Begriff „ALPEN“. Doch was bedeuten die Empfehlungen nun im Einzelnen?

Im direkten Vergleich mit anderen Zeitmanagement-Verfahren kann die ALPEN-Methode relativ schnell durchgeführt werden. Schnell werden Betroffene so gut verinnerlichen, dass sie überhaupt nicht mehr bewusst über deren Ausführung nachdenken. Alle Schritte bauen logisch aufeinander auf. Doch vor allem in der Gewöhnungszeit ist es unerlässlich, alle Schritte penibel einzuhalten. Erst dann ist die Methode wirkungsvoll.

Schritt 1: Alle Aufgaben schriftlich festhalten

Anfangs ist eine klassische To do-Liste, auf der alle wichtigen Erledigungen für den bevorstehenden Tag festgehalten werden. Auf dieser Liste wird notiert, welche Aktivitäten, Aufgaben und Termine für den jeweiligen Tag anfallen.

Schritt 2: Die Abschätzung der Länge

An diesen Punkt setzt der nächste Schritt an, der Betroffene dazu animieren soll, genauer über die persönliche Zeitplanung nachzudenken.

Dabei ist es notwendig, für jede Aufgabe eine bestimmte Länge bzw. einen Zeitrahmen festzulegen.

Natürlich fällt es zumeist schwer, einen exakten Zeitraum zu bestimmen. Doch in vielen Situationen können Sie auch selbst bestimmen, wie viel Zeit Sie überhaupt in die Erledigung der Aufgaben investieren möchten.
Bei einem offenen Ende erhöht sich das Risiko, sich für zu lange Zeit mit Aktivitäten zu beschäftigen, für die gar kein großer Aufwand nötig ist. Zudem beugt der Zeitplan einer unnötigen Zeitverschwendung vor.

Schritt 3: Einplanung von Zeitpuffern

Bei diesem Punkt hebt sich die ALPEN-Methode von zahlreichen anderen Techniken des Zeitmanagements ab. Der dritte Schritt zielt darauf ab, Pufferzeiten ganz bewusst einzukalkulieren. Schnell müssen Pläne abgeändert werden, wenn plötzliche Aufträge oder eine unerwartete Krankheit maximale Flexibilität erfordern. Pufferzeiten sind dabei behilflich, diese unvorhersehbaren Zeitverluste zu kompensieren. Gemäß der ALPEN-Methode sollten Sie deshalb nur 60 Prozent Ihrer Zeit konkret verplanen. Insgesamt 20 Prozent dienen als reine Pufferzeit.

Die verbleibenden 20 Prozent sollten nach eigener Fasson genutzt werden. Neben sozialen Aktivitäten sind diese Zeitpuffer wichtig, um neue Energie zu tanken und sich vom stressigen Alltag zu erholen.

Schritt 4: Die richtigen Entscheidungen treffen

Die eigene To do-Liste ist nun mit Aufgaben und festgelegten Zeiten gefüllt. Nun ist es an der Zeit, diese Aufgaben zu realisieren.

Unter Berücksichtigung der ALPEN-Methode sollten Betroffene entscheiden, welche Aufgaben an einem bestimmten Tag unbedingt erledigt werden müssen und welche warten können.

Gemäß der ALPEN-Methodik sollte man auf sein Bauchgefühl hören und entscheiden, welche Erledigungen am wichtigsten sind. Im Zweifelsfall ist die sogenannte ABC-Methode ein wichtiger Ansatzpunkt um zu entscheiden, welche Aufgaben priorisiert werden müssen.

Schritte 5: Nachkontrolle zur Verbesserung des Zeitmanagements

Eine Nachkontrolle ist zur Überprüfung des Zeitmanagements unerlässlich. Dieser Check ist jedoch notwendig um zu kontrollieren, was funktioniert und was nicht. Deshalb ist es dringend ratsam, alle erledigten Aufgaben abends auch abzuhaken. Am günstigsten ist es, sofort in einer neuen Liste zu notieren, falls Aufgaben liegen geblieben sind.

Während der Zeit sollte dieser Fall jedoch immer seltener eintreten. Immerhin soll die ALPEN-Methode dabei helfen, eigene Aufgaben und Anforderungen zeitlich so gut wie möglich einzuschätzen und dadurch die eigene Planungsfähigkeit zu optimieren. Je häufiger die ALPEN-Methodik angewendet wird, desto effizienter ist das individuelle Zeitmanagement.