Weniger Stress mit dem richtigen Zeitmanagement

Im Beruf, aber auch im Privatleben lässt sich Stress mit dem richtigen Zeitmanagement reduzieren. Pausenloses Hetzen von einer Aufgabe zur anderen oder von Termin zu Termin führt zu Nervosität, Schlafstörungen und gesundheitlichen Problemen. Depressionen können die Folge sein. Mit wirksamen Methoden für effektives Zeitmanagement lässt sich das vermeiden.

Weniger Multitasking mit Zeitmanagement

Viele Menschen neigen dazu, mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen zu wollen. Dieses Multitasking funktioniert nur selten, da das Gedächtnis darunter leidet. In der Folge geraten verschiedene Aufgaben in Vergessenheit. Das führt dazu, dass die Menschen noch leichter mit ihren Aufgaben in Verzug geraten.

Multitasking schadet der Gesundheit und führt zu Stress.

Vorsicht vor Tools zum Zeitmanagement

Als Programme für Notebook oder PC, aber auch als Apps für das Smartphone werden verschiedene Tools für das Zeitmanagement angeboten. Sie mögen verlockend sein, um auf einfache Weise To-Do-Listen zu erstellen oder Prioritäten zu setzen. Sie sind jedoch nicht immer sinnvoll, da sie an das Gerät binden und daher ablenken.

Zeitmanagement lässt sich mit einfacheren Methoden durchführen. Eine Möglichkeit ist jedoch die Forest App, die von der Universität Mainz bei Problemen mit dem Zeitmanagement empfohlen wird. Diese App ist für Android und iOS verfügbar und hilft dabei, Ablenkungen am Smartphone zu reduzieren.

Zeitmanagement: Auch mal Nein sagen

Um Prioritäten zu setzen und ein effizientes Zeitmanagement zu betreiben, kommt es darauf an, auch mal Nein sagen zu können, ohne ein schlechtes Gewissen zu haben. So ist es möglich, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren und sich nicht mit anderen Dingen zu verzetteln.

Anfragen von Kollegen, Freunden oder Familienmitgliedern können freundlich, aber bestimmt abgesagt werden.

Solche Aufgaben oder Verabredungen können abgelehnt oder auf ruhigere Zeiten verschoben werden. Menschen, die auch Nein sagen können, wirken glaubhaft.

To-Do-Listen als klassische Methode

Die To-Do-Liste ist ein Klassiker beim Zeitmanagement und kann bei der Arbeit, aber auch im privaten Bereich erstellt werden. Bei der Arbeit ist es sinnvoll, kurz vor Feierabend alle wichtigen Aufgaben für den nächsten Tag auf die To-Do-Liste zu setzen.

Eine To-Do-Liste ist eine einfache Routine und verschafft einen Überblick über Aufgaben und Gedanken. Bei der Arbeit hilft die To-Do-Liste, die Aufgaben und Gedanken nicht mit in den Feierabend zu nehmen. Am nächsten Tag können die Aufgaben auf der Liste schrittweise abgearbeitet werden.

Aufgaben nach Prioritäten ordnen

Ein weiterer Klassiker im Zeitmanagement ist das Eisenhower-Prinzip, bei dem Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit kategorisiert werden. So ist es möglich, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren.

Aufgaben, die weniger wichtig sind, rücken weiter nach hinten. So nimmt der Zeitdruck ab.

Aufgaben werden beim Eisenhower-Prinzip nach Wichtigkeit und Dringlichkeit bewertet. Einer der beiden Parameter erhält eine horizontale, der andere eine vertikale Linie. Diese Linien werden jeweils noch einmal unterteilt.

So entstehen vier Kategorien:

• wichtig und dringlich
• wichtig, aber nicht dringlich
• dringlich, aber nicht wichtig
• weder dringlich noch wichtig

Innerhalb der einzelnen Kategorien sollten die Aufgaben immer gleich behandelt werden. Aufgaben in der Kategorie wichtig und dringlich werden immer zuerst erledigt und nicht aufgeschoben. Aufgaben der Kategorie wichtig, aber nicht dringlich sollten innerhalb einer konkreten Frist erledigt werden. Aufgaben der Kategorie dringlich, aber nicht wichtig werden erledigt, nachdem die wichtigeren Aufgaben erledigt sind. Diese Aufgaben erfordern nicht immer die volle Konzentration. Aufgaben der Kategorie weder dringlich noch wichtig müssen nicht unbedingt umgesetzt werden. Dabei kann entschieden werden, ob die Aufgabe ausgeführt wird oder nicht. Es kann befreiend sein, eine Aufgabe nicht auszuführen.

Pausen sind wichtig

Prioritäten sind wichtig für ein gutes Zeitmanagement. Ebenso kommt es auch auf Pausen an. Bereits kurze Pausen können die Effektivität steigern. Sport in der Mittagspause, Spaziergänge oder Meditation sind für die Pausen gut geeignet.