Unternehmensumzug – Woran denken?

Der Umzug einer Firma stellt alle Beteiligten vor große Herausforderungen. Schließlich ist in aller Regel ein nahtloser Fortlauf geschäftlicher und wirtschaftlicher Funktionen erforderlich. Dieses Vorhaben ist eine logistische Herausforderung, die einer umfassenden Vorbereitung bedarf.
Deshalb sollten sich Unternehmen an nachfolgende Checkliste halten und bestenfalls ein professionelles Umzugsunternehmen beauftragen.

Tipps zur Vorbereitung: Acht Monate vor dem Umzug

Nun ist der richtige Zeitpunkt gekommen, um das bisherige Mietverhältnis zu beenden.

Die gesetzliche Kündigungsfrist für Geschäftsräume beläuft sich auf sechs Monate.

Im Gegenzug ist es wichtig, Termine für eine Übergabe sowie Abrechnung von Heiz- und Nebenkosten zu vereinbaren. Für die Beauftragung einer Umzugsfirma empfiehlt es sich, die Angebote mehrere spezialisierter Speditionen einzuholen.
Besonderer Fokus liegt beispielsweise auf Fragen darüber, ob die jeweiligen Firmen Kosten für Verpackungsmaterial übernehmen oder der Anbieter ebenfalls den Ab- und Aufbau übernimmt.

Zeitrahmen und Kontrolle von Transportwegen

Für eine Organisation ist es wichtig, sich ebenfalls einen Zeitplan für alle erforderlichen Logistikschritte wie Übergabe- oder Einzugstermine zu setzen. Da für einen Firmenumzug in aller Regel viel Platz notwendig ist, sind zumeist auch Transportwege, Rangierflächen und Bereiche zum Einpacken wichtig. Neben Fluchtwegen und Zufahrtshöhen spielt die Belastbarkeit von Fahrstühlen eine ausschlaggebende Rolle.

Bei Bedarf sind Speditionen gut beraten, bei der Straßenverkehrsbehörde Halteverbotszonen zu beantragen. Ebenso sinnvoll ist eine akkurate Erfassung sämtlicher Lagerbestände, Einrichtungsgegenstände und Geräte. Schließlich können Möbelpacker umso selbständiger arbeiten, desto genauer das Inventar erfasst ist. Neben einer Einbindung von Kunden- und Urlaubsterminen ist die Einplanung etwaig erforderlicher Schwertransporte eine wichtige Voraussetzung.

Transport von besonders schwerem Mobiliar

Einerseits bedürfen schwere Gegenstände wie Tresore oder Maschinen eines Spezialtransports. Andererseits sind Transportroller ebenfalls eine große Unterstützung.

Das Ziel des Umzugs ist es schließlich, dass das gesamte Mobiliar den Umzug unbeschadet übersteht.

Deshalb sind spezielle Geräte zur Beförderung des Inventars auch dringend erforderlich.

Drei Monate vor dem Umzug: Was tun?

Aus Sicherheitsgründen ist es sinnvoll, möglichst alle Einrichtungsgegenstände zu etikettieren. Diese Aufkleber sollten darüber informieren, in welche Etage, Räume und an welche Arbeitsplätze die Objekte gehören. Dem Server-Umzug geht eine Sicherung der Firmendaten voraus.

Ebenso ist es notwendig, vor dem Umzug die Schlüssel aller Mitarbeiter einzusammeln. Im Vorfeld sollten Unternehmen ebenfalls genügend Zeit einplanen, um alle Kunden, Lieferanten sowie Geschäftspartner über den Tag des Umzugs, neue Anschriften und Telefonnummern zu informieren. Zudem müssen Beteiligte Internet- und Telefonanbieter, Energieversorger sowie die Post über den Ortswechsel informieren.

Änderungen von Adresseinträgen

Unternehmen sollten ebenfalls genügend Zeit einplanen, um Krankenversicherungen, Banken, andere Versicherungsgesellschaften, das Amtsgericht und Finanzamt umfassend über den Firmenumzug zu informieren.

Ein abgeänderter Eintrag im Handelsregister ist möglicherweise ebenso erforderlich wie angepasste Einträge in Branchenverzeichnissen oder Telefonbüchern.

Zudem sollten Inhaber der Unternehmen schon vor dem Umzug bedenken, dass neu bedruckte Visitenkarten sowie Briefpapier erforderlich sind. Am Vortag vor dem Umzug sollten persönliche Regale und Schreibtische geleert werden. In allen abschließbaren Möbeln darf der Schlüssel steckenbleiben.

Details zum Ablauf des Umzugstages

Vor dem Start ist es sinnvoll, das alte und neue Treppenhaus auf etwaige Vorschäden zu überprüfen. Neben genügend Stromzufuhr und der Beleuchtung gilt besonderes Hauptaugenmerk der Frage, ob alle Parkplätze und Transportwege frei sind. Zugleich ist es erforderlich, am Umzugstag jederzeit für die Spedition verfügbar zu sein. Gewiss schadet es nicht, den Ablauf des Umzugs stichpunktartig zu überprüfen.
Zu guter Letzt können Unternehmer schon am Umzugstag kontrollieren, ob alle Möbel auch tatsächlich in den gewünschten Räumlichkeiten angelangt sind.

Zusätzliche Maßnahmen nach dem Umzug

Zur Überprüfung des Umzugsguts ist es ratsam, das gesamte Inventar auf seinen Zustand und dessen Vollständigkeit zu überprüfen. Bei bemerkten Schäden sollten Umzugsunternehmen unbedingt darüber informiert werden.

Bei der Übergabe der alten Mieträume sollte ein schriftliches Übernahmeprotokoll angefertigt werden, das alle Vertragspartner unterzeichnen.

Dieses Dokument schließt eine Ablesung der Zählerstände für Strom, Wasser und Gas ein. Für eine Einrichtung neuer Mieträume ist es ebenfalls erforderlich, in den Aufbau sowie die Einrichtung genügend Zeit zu investieren. Neben der Anpassung von E-Mail-Signaturen spielen durch den Umzug veranlasste Belege und Rechnungen für die Steuererklärung eine wichtige Rolle. Sind all diese wichtigen Aufgaben erfüllt, ist es auch schon an der Zeit, gemeinsam mit Mitarbeitern und Kunden den Umzug zu feiern.