Homeoffice Steuererklärung – Separates Arbeitszimmer statt Pauschale?

Beim Ausfüllen der jährlichen Einkommenssteuererklärung können Arbeitnehmer und Selbstständige, die in ihren eigenen vier Wänden ein separates Arbeitszimmer eingerichtet haben, die dafür entstehenden Kosten unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend machen. Aufgrund der Corona-Krise und der Notwendigkeit, verstärkt zu Hause zu arbeiten, hat der Gesetzgeber, zunächst für die Jahre 2020 und 2021, eine Pauschale fürs Homeoffice eingeführt. Welches ist die bessere Variante?

Das separate Arbeitszimmer in der Steuererklärung – Voraussetzungen und absetzbare Kosten

Damit der Steuerpflichtige ein Arbeitszimmer steuerlich geltend machen kann muss er bestimmte Bedingungen erfüllen.

Nur einfach einen kleinen Platz am Wohnzimmertisch als Arbeitszimmer zu deklarieren ist nämlich nicht ausreichend.

Damit das Finanzamt die für ein Arbeitszimmer angeführten Kosten akzeptiert, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• das Arbeitszimmer muss der Mittelpunkt der Tätigkeit sein, also für schriftliche, verwaltungstechnische, organisatorische und gedankliche Tätigkeiten genutzt werden
• der als Arbeitszimmer dienende Raum wird aufgrund eines nicht vorhandenen Arbeitsplatzes im Unternehmen genutzt
• es muss bezüglich Lage, Funktion sowie Einrichtung z. B. mit ergonomischem Office-Mobiliar integraler Bestandteil des privaten Wohnraums sein (auch Kellerräume oder Dachzimmer werden akzeptiert) – (Mehr zum Thema: Ein eigenes Homeoffice einrichten: Hilfreiche Tipps und Tricks)
• das Zimmer muss abschließbar sein und darf die angemessene Wohnraumgröße nicht zu sehr begrenzen
• das Arbeitszimmer darf zu maximal 10 Prozent für private Zwecke genutzt werden, bei einer umfassenderen privaten Nutzung ist eine steuerliche Geltendmachung nicht zulässig

Wer als steuerpflichtiger Arbeitnehmer diese Voraussetzungen erfüllt und in seinem Unternehmen keinen eigenen Arbeitsplatz besitzt (z. B. Lehrer, Außendienstmitarbeiter), der kann sein Arbeitszimmer in der Steuererklärung als Werbungskosten bis zu einem Maximalbetrag von 1.250 Euro pro Jahr geltend machen.
Bei diesem Betrag handelt es sich nicht um eine Pauschale, was zur Folge hat, dass niedrigere Kosten nur in der tatsächlichen Höhe angerechnet werden. Absetzbar sind hauptsächlich folgende(anteilige) Kosten:

• Ausstattung (Büromöbel, Beleuchtung)
• Wohnungsmiete & Nebenkosten
• Abschreibungen
• Versicherungen (z. B. Hausratversicherung)
• Heizung, Strom & Wasser
• Müllabfuhr

Für die Berechnung der absetzbaren Kosten wird die Grundfläche des Arbeitszimmers durch Grundfläche des Gesamtwohnraumes geteilt und dann mit 100 multipliziert. Hat das Arbeitszimmer eine Grundfläche von 20 Quadratmetern und die Wohnung eine Gesamtgrundfläche von 200 Quadratmetern, dann ergibt sich ein Wert von 10. Das bedeutet, der Steuerpflichtige kann 10 Prozent der oben genannten Kosten als Werbungskosten für sein Arbeitszimmer geltend machen.

Stellt das Arbeitszimmer, örtlich betrachtet, den beruflichen Mittelpunkt dar, was meist für Selbstständige zutreffend ist (z. B. Schriftsteller, Journalisten), dann dürfen sämtliche Kosten in voller Höhe geltend gemacht werden, dann in der Rubrik Betriebsausgaben. Dies gilt aber nur dann, wenn das Arbeitszimmer die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt, die für einen solchen Raum notwendig sind.
Absetzbar sind vor allem:

• Mietkosten
• Pacht
• Nebenkosten (z. B. Strom, Heizung)

Die Anrechenbarkeit in der Steuererklärung bezieht sich hier auch auf externe Räume, die zum Zweck der Berufsausübung gemietet bzw. gepachtet werden.

Hinweis: Wer Immobilieneigentümer ist, der hat die Möglichkeit, die steuerlich möglichen Abschreibungen der Anschaffungskosten in der Steuererklärung geltend zu machen.

HomeoOffice-Pauschale als Alternative zum klassischen Kostenabzug

Aufgrund des ersten Corona-Lockdowns im Jahr 2020 haben viele Unternehmen ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit gegeben, von daheim aus zu arbeiten. Um den betroffenen Arbeitnehmern die Möglichkeit zu geben, durch diese Arbeitsform entstandene Kosten (z. B. für Telefon, Internet, Strom) zurückzuerhalten, wurde die Homeoffice-Pauschale eingeführt.
Auch die steuerliche Geltendmachung für Kosten durch die Arbeit im Homeoffice gibt es bestimmte Voraussetzungen:

• der Arbeitgeber hat die Arbeit im Homeoffice angeordnet
• es ist eine entsprechende Bescheinigung des Arbeitgebers vorhanden
• es wurde an mindestens drei Tagen einer 5-Tage-Wiche im Homeoffice gearbeitet

Bei Vorliegen dieser Voraussetzungen kann der Steuerpflichte in der Steuererklärung maximal 600 Euro geltend machen und die entsprechende Homeoffice-Pauschale in Anspruch nehmen. Was in diesem Fall wegfällt, ist die Pendlerpauschale, die man für den Weg zur und von der Arbeit geltend machen kann und die bei 30 Cent pro Kilometer liegt (ab 2021 werden ab dem 21 Kilometer 35 Cent berechnet). Das wären bei einer täglichen Gesamtstrecke von 20 Kilometern 6 Euro pro Tag. Wer über einen Zeitraum von sechs Monaten an drei Tagen pro Woche im Homeoffice gearbeitet hat, verzichtet auf eine Pendlerpauschale von immerhin 432 Euro.

Angeschaffte Büromöbel fürs Arbeitszimmer steuerlich absetzen

Nicht nur das separate Arbeitszimmer selbst eröffnet dem Steuerpflichtigen Möglichkeiten, Steuern zu sparen. Auch die für ein solches Arbeitszimmer angeschafften Büromöbel können in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Prinzipiell können Arbeitnehmer solche Büromöbel im Jahr der Anschaffung steuerlich absetzen und zwar in voller Höhe. Das ist allerdings nur dann zulässig, wenn es die erworbenen Möbel folgende Bedingungen erfüllen:

• die Büromöbel gehören zur Kategorie GWG (geringwertige Wirtschaftsgüter)
• der Preis (ohne Umsatzsteuer) für das einzelne Möbelstück darf nicht mehr als 800 Euro betragen

Liegt der Preis für den ergonomischen Bürostuhl, den elektrisch höhenverstellbaren Schreibtisch oder den verschließbaren Aktenschrank über der zulässigen Maximalsumme von 800 Euro, sind die Kosten über den in der AFA-Tabelle (AfA = Absetzung für Abnutzung) vorgesehenen Zeitraum von 13 Jahren zu verteilen und mit einem jährlich gleichbleibenden Betrag abzusetzen.

Hochwertige und gesundheitsfördernde Büromöbel sind bei Fachhändlern schon zu günstigen Konditionen erhältlich, sodass sie in der Regel sofort und in voller Höhe in der Steuerklärung eingetragen und geltend gemacht werden können.

Unterlagen bezüglich Arbeitszimmer und Homeoffice aufbewahren

Es kommt immer wieder vor, dass vom Finanzamt Unterlagen verlangt werden, die die Nutzung eines heimischen bzw. externen Arbeitszimmers belegen oder die Tätigkeit im Homeoffice beweisen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, sämtliche Belege, Rechnungen, Nebenkostenabrechnungen usw. aufzubewahren und so zu ordnen, dass man sie bei Bedarf nicht erst zusammensuchen muss. Je schneller man die gewünschten Unterlagen an das Finanzamt sendet, desto zügiger wird die Steuererklärung bearbeitet.

Es kommt auch immer wieder vor, dass vom Finanzamt sogenannte Betriebsprüfungen durchgeführt und die Steuerunterlagen für einen bestimmten Zeitraum auf Vollständigkeit und Korrektheit kontrolliert werden. Auch aus diesem Grund ist eine sorgfältige Buchführung ratsam.

Steuerliche Absetzbarkeit Homeoffice – Steuerberater beauftragen kann sinnvoll sein

Die in Deutschland geltenden Steuergesetze sind inzwischen so umfangreich und komplex, dass es für Steuerpflichtige sinnvoll sein kann, einen Steuerberater zu befragen, welche Art der steuerlichen Geltendmachung effektiver ist und die Steuerlast stärker senkt.

Der Steuerexperte kann anhand der vom Steuerpflichtigen gemachten Angaben (vor allem Zeitraum der Tätigkeit im Homeoffice, Lage und Ausstattung des Arbeitszimmers, Kosten für den mit dem Arbeitszimmer verbundenen Wohnraum) exakt berechnen, ob sich eher das Absetzen des separaten Arbeitszimmers lohnt oder die Homeoffice-Pauschale eine höhere Steuerersparnis nach sich zieht.