Tipps für mehr Ordnung im Home-Office

Für Selbstständige und Freelancer stellt die Arbeit von zu Hause eine willkommene Abwechslung dar. Neben steuerlichen Aspekten empfinden viele das Jobben im Home-Office als entspannt und selbstbestimmt. Durch die Abwesenheit von Vorgesetzten und Kollegen geht nicht wenigen Menschen das Arbeiten leichter von der Hand.
Ein ordentlich aufgeräumtes Büro ist jedoch zwingende Voraussetzung dafür.

Utensilien thematisch sortieren

Selbstständige im Home-Office sollten auf eine penible Ordnung aller notwendigen Unterlagen achten. Dafür können Sie Post-its an den Schrankschubladen befestigen. In der Schublade für Bürowerkzeug sollten Scheren, Tacker, Locher und andere wichtige Utensilien einsortiert werden.
Eine zweite Schublade kann für Bons genutzt werden, eine dritte für noch offene oder fertige Rechnungen usw. Es ist also sinnvoll, Dokumente und Gegenstände nach Themen und chronologisch zu sortieren.

Wichtige Dokumente sollten Sie niemals lose auf dem Schreibtisch lagern.

Stattdessen sollten sie direkt abgeheftet werden. Auf diese Weise verhindern Sie, dass für das Finanzamt wichtige Dokumente über Rechnungen verloren gehen. Diese müssen mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Bis zu vier Jahre nach Abgabe einer Steuererklärung darf die Behörde eine nachträgliche Betriebsprüfung ausführen.

Buchhaltung digital verwalten

Die deutsche Bürokratie ist bekannt dafür, einen hohen Wert auf Papier zu legen. Allein 2019 wurden Millionen Tonnen des Rohstoffs verwendet. Insbesondere bei der Buchhaltung erfordern die gültigen Gesetze jedoch zunehmend eine digitalisierte Ablage. Die Gründe dafür liegen vordergründig in einer erhofften Fälschungssicherheit. Mithilfe einer digitalen Buchhaltungssoftware können Rechnungen, Ausgaben und Co. manipulationssicher dokumentiert werden.
Für Selbstständige stellt dies einen signifikanten Pluspunkt bei der Steuererklärung dar. Rückfragen für das Finanzamt und eine potenzielle Betriebsüberprüfung verlieren so ihren Schrecken, da mit der Benutzung lizenzierter Software die rechtlichen Vorgaben garantiert eingehalten werden.

Dank der Tools werden Schriftstücke digital aufbewahrt (Digitalisierung im Büro – ein Überblick). Durch Tabellen und Listenelemente sind Belege im Programm leichter ausfindig zu machen. Digital erfasste Schriftstücke können über die Zeit dann das Papier ersetzen und zur Kostenersparnis führen. Für den Freelancer bringen entsprechende Buchhaltungsprogramme also einen zentralen Vorteil mit sich: Sie tragen zu einer besseren Ordnung auf dem Schreibtisch bei.

Mehr Stauraum schaffen

Um Ordnung zu schaffen, benötigen Sie ausreichend Platz im Büro. Dieser Aspekt wird von vielen Selbstständigen stark unterschätzt.

Selbst in Büros mit einer Vielzahl von gefüllten Regalen lässt sich durch einfache Tricks mehr Stauraum schaffen.

Ihrer Kreativität sind an dieser Stelle keine Grenzen gesetzt. Sie können etwa an den Wänden zusätzliche Regalbretter für weitere Ordner anbringen. Eine weitere Möglichkeit sind zusätzliche Ablagen, die direkt unter dem Schreibtisch (Wie groß muss ein Schreibtisch im Homeoffice sein?) angeschraubt werden.
Zudem können Sie an den Standbeinen des Tisches weitere Ablagebretter anfügen. Schreddern Sie im Idealfall nicht mehr benötigte Belege, die älter als 10 Jahre alt sind. Auch dies sorgt für mehr Platz im Büro und entlastet Sie.