Verfahrensdokumentation nach GoBD – Wichtige Daten und Fakten

Ein wichtiger Aspekt der gültigen GoBD ist die Verfahrensdokumentation, die auch auf Forderungen der Wirtschaft im Jahr 2015 in Kraft trat. Deshalb müssen alle steuerpflichtigen Unternehmen in ihrer Verfahrensdokumentation genau aufschlüsseln, wie Dokumente und andere Unterlagen erfasst, erhalten, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben sowie aufbewahrt werden. Das Ziel der Verfahrensdokumentation besteht darin, dass vollständige technische und organisatorische Prozesse digitaler Archivierung der Unternehmen nahtlos dargestellt werden.

Eine Verpflichtung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist grundsätzlich und unabhängig von der Größe der Firmen notwendig.

Verfahrensdokumentation: Was sollte umgesetzt werden?

Jedes Datenverarbeitungssystem (DV-System) bedarf einer übersichtlich gegliederten Verfahrensdokumentation, bei der Inhalt, Aufbau sowie die Resultate des DV-Verfahrens schlüssig sichtbar sein müssen. Außerdem muss aus der Verfahrensdokumentation ersichtlich sein, dass in den GoBD enthaltene Richtlinien berücksichtigt wurden.

Eine Überprüfung der Nachvollziehbarkeit sowie Nachprüfbarkeit einer aussagekräftigen Verfahrensdokumentation bedarf eines zeitlich sowie inhaltlich lückenlosen Systemverlaufs.

Genauso wichtig ist es, dass die Dokumentation verständlich angegeben ist und deshalb jederzeit für sachverständige Dritte nachvollziehbar ist. Eine Verfahrensdokumentation geht auf den organisatorisch und technisch beabsichtigten Prozess ein, der einen Verlauf technischer Dokumente schlüssig abbildet. Dieser Prozess vollzieht sich von der Entstehung von Informationen bis hin zu deren Verarbeitung, Speicherung, einer maschinellen Auswertbarkeit bis hin zur Absicherung gegen Verluste oder die Reproduktion.

Wichtige Bestandteile der Verfahrensdokumentation

Weiterhin schließt die Verfahrensdokumentation eine elektronische Erfassung von Papierdokumenten sowie eine Erfassung, Verarbeitung, Ausgabe und Aufbewahrung elektronischer Belege ein. Zudem gehören Strategien zur Datensicherung sowie Beschreibungen des internen Kontrollsystems zur Verfahrensdokumentation nach GoBD dazu. Automatische Buchungsvorgänge sollten nachvollziehbar dargestellt werden.

Zudem ist es wichtig, dass entsprechende Maßnahmen im Falle von Änderungen absolut plausibel erscheinen. Eine Aufbewahrungsfrist für die Dokumentation ist nicht abgelaufen, solange die entsprechende Aufbewahrungsfrist für alle wichtigen Unterlagen noch nicht abgelaufen ist. Nähere Informationen zur GoBD sind im Internet erhältlich.

Wichtige Details zur Verfahrensdokumentation: Eine Checkliste als Überblick

Diese Checkliste schließt verschiedene Fragen ein, die Unternehmen für Verfahrensdokumentation unbedingt berücksichtigen sollten. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass alle Anforderungen erfüllt sind. Beispielsweise sollten Unternehmer hinterfragen, ob tatsächlich alle relevanten Tätigkeiten und Prozesse mithilfe von Verfahrens- und Arbeitsanweisungen dokumentiert wurden. Zugleich gehört es zur Dokumentation dazu, dass tatsächlich alle wichtigen automatischen Bearbeitungsschritte aufgeführt wurden.

Weiterhin spielen nachfolgende Fragen für die Verfahrensdokumentation eine wichtige Rolle:

1. Wurden durch Hersteller überbrachte Dokumentationen mithilfe der Darstellung individueller Anpassungen ergänzt?
2. Bestehen derzeit interne Verfahrensübersichten bzw. Verfahrensverzeichnisse, die bei etwaigen Veränderungen auch zeitnah angepasst werden?
3. Liegen technische Systendokumentationen oder Anwenderdokumentationen vor, die beispielsweise die IT-Systeme der Unternehmen betreffen? Mögliche Systeme oder Quellen sind unter anderem Administrations- oder Benutzerhandbücher.

Welche Inhalte schließt eine Verfahrensdokumentation ein?

Für den Aufbau und Umfang einer Verfahrensdokumentation gibt es keine speziellen Vorgaben.

Dementsprechend ist es möglich, dass die Dokumentation in elektronischer Form, auf Papier oder in einem Mix geführt bzw. aufbewahrt werden kann.

Generell schließt eine Verfahrensdokumentation eine generelle allgemeine Beschreibung, technische Systemdokumentation, Anwenderdokumentation sowie Betriebsdokumentation ein.