Worauf kommt es bei der Wahl des Content Management Systems an?

Die sogenannten Content Management Systeme (CMS) stellen für Nicht-Programmierer eine große Hilfe dar, weil es erleichtern Websites zu betreuen und den Content dort zu verwalten, ohne die Anwendung einer Programmiersprache.

Die Auswahl an CMS-Anbietern ist groß, weshalb es nicht gerade leicht ist den passenden Anbieter zu finden.

Was genau ist ein Content Management System?

Ins Deutsche übersetzt bedeutet der Begriff Content Management System Inhaltsverwaltungssystem. Diese Programme sind dabei behilflich Content (Inhalte) zu erstellen, bearbeiten und organisieren.

Der Content kann aus Bildern, Texten, Videos und anderen Medienformen bestehen.

Es gibt sowohl kommerzielle CMS, wie Beispielweise WordPress oder Weblication CMS für professionelle Webseiten, als auch Open-Source-CMS.

Auswahlkriterien für ein Content Management System

Folgende Kriterien können bei der Wahl des geeigneten Content Management Systems behilflich sein:

Einfache Bedienung

Eine einfache Bedienung des CMS ist besonders wichtig und kann viel Zeit sparen. Ein gutes CMS sollte einfach zu bedienende Tools, wie Drag & Drop-Funktionen, fertige Seiten- oder Modultemplates bereitstellen.

Außerdem sollte die Verwaltung und Integration von Dateien, Links und Multimedia-Elementen möglich sein, ohne dass Programmierkenntnisse notwendig sind.

Kosten

Ein besonders wichtiger und oft auch ausschlaggebender Punkt bei der Wahl eines geeigneten Content-Management-Systems sind die Kosten. Selbst die Open-Source CMS sind nicht völlig kostenlos, da im späteren Verlauf immer Kosten anfallen.

Daher sollten Lizenzkosten, Wartungs- und Supportkosten und weitere mögliche Folgekosten in die Kalkulation mit einbezogen werden.

Workflows

Ein CMS sollte ein Unternehmen durch Workflows unterstützen.

Workflows helfen beispielsweise bei der Kontrolle und Organisation einzelner Arbeitsschritte.

Ein optimaler Workflow ist umso wichtiger, wenn mehrere Personen an einer Website arbeiten, daher sollte das CMS Funktionen haben, die die Teamarbeit unterstützen. Hilfreich kann es auch sein, wenn die Workflows angepasst oder eigenständig definiert werden können.

Flexibilität

Bei einigen Content Management Systemen wird durch eine festgelegte und starre Struktur bereits vorgegeben, wie der Content in das System eingearbeitet werden soll. Andere CMS hingegen überlassen es den Entwicklern, wie das System aufgebaut und der Content eingepflegt werden kann.

Um eine Website gut strukturieren und schnell auf Veränderungen eingehen zu können, sollte die Möglichkeit bestehen den Webauftritt möglichst flexibel und individuell aufbauen zu können.

Mehrsprachigkeit

Vor allem bei globalen Unternehmen spielt die Sprache eine entscheidende Rolle. Zum einen sollte es möglich sein, dass die Website auf verschiedenen Sprachen besucht werden kann, zum anderen sollte bei Mitarbeitern aus dem Ausland auch die Anwendung des Systems mehrsprachig erfolgen.

Sollen über das CMS verschiedene Länder-Domains gesteuert werden, ist es ratsam, dass das sogenannte Mulitdomain-Handling bereits Bestandteil des CMS ist und nicht erst nachgerüstet werden muss.

Rechte und Rollenverteilung

Oft arbeiten mehrere Redakteure bzw. Abteilungen in einem Unternehmen mit dem CMS an der Inhaltsgestaltung der Website. Daher sollte bei der Wahl des CMS die Benutzerverwaltung mit einbezogen werden, die die Verteilung der Benutzer sowie deren Rollen und Rechte im CMS regelt. Bei einigen CMS sind die Rechte und Rollen bereits festgeschrieben und lassen sich nur durch Plug-ins erweitern, während andere die Möglichkeit bieten, eigene Rollen zu definieren und mit Rechten zu versehen.

Durch eine klare Unterteilung der Benutzerrechte und Rollen in einem CMS ist eine deutlichere Übersicht der Aufgabenbereiche und der Benutzerfreundlichkeit gegeben und Missverständnisse zwischen den einzelnen Redakteuren werden vermieden.

Sollte jeder Benutzer alles dürfen, ist dieses Kriterium bei der Wahl des CMS nicht zu beachten.

Funktionalität

Die Funktionalität spielt ebenfalls eine wichtige Rolle bei der Wahl des Content Management Systems. Das CMS sollte optimal an die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt sein. So sollte zum Beispiel überprüft werden, für welche Projektgröße das CMS geeignet ist, wie viele Anwender gleichzeitig daran arbeiten können und welche Medienformate verwaltet werden können.