Was muss ein Arbeitgeber fürs Homeoffice zur Verfügung stellen?

Seit der Corona-Pandemie gewinnt das Homeoffice als zweiter Arbeitsplatz in immer mehr Branchen zunehmend an Bedeutung. Doch häufig gibt es Unstimmigkeiten zu der Frage, wer für die hierbei anfallenden Kosten verantwortlich ist.
Unterschiedliche Regelungen basieren beispielsweise auf der Frage, ob Arbeitnehmer auf Anweisung ihrer Arbeitgeber oder auf eigenen Wunsch ins Homeoffice wechseln.

Eine Folge der Corona-Pandemie

Da insbesondere während der Pandemie zahlreiche Berufstätige ins Homeoffice wechseln mussten, legte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales im Zuge der Corona-Arbeitsschutzverordnung genaue Regelungen fest. Diese Regelungen beziehen sich auf eine genaue Definition des Begriffs „Homeoffice“ sowie damit einhergehende Verpflichtungen für Arbeitgeber.

Diese Vorschriften sahen beispielsweise vor, dass zur Arbeitssicherheit sowie zum Arbeitsschutz festgelegte Regelungen auch automatisch für Homeoffice gelten.

Dementsprechend sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, laut Arbeitsschutzgesetz sowie Arbeitsstättenverordnung gültige Bedingungen auch fürs Homeoffice ihrer Arbeitnehmer zu gewährleisten. Zudem gibt es klare Regelungen für eine Kostenübernahme angeschaffter Arbeitsmittel sowie deren Besteuerung.

Arbeitsmittel zur Erfüllung der Arbeitspflichten

Generell gilt die Homeoffice-Regelung, dass Arbeitgeber ihren Mitarbeitern all die Arbeitsmittel zur Verfügung stellen müssen, die zur Erfüllung der eigenen Arbeitspflichten benötigt werden. Details der Ausstattung legen Arbeitgeber jedoch selbst fest. Für die Ausstattung des Homeoffice gelten ähnliche Richtlinien der Arbeitsstättenverordnung sowie für Arbeitsplätze innerhalb der Firmen.

Bei der Auswahl von Monitoren, Stühlen oder Tischen spielen der Augenschutz sowie ergonomische Aspekte deshalb eine tragende Rolle. Arbeitgeber müssen deshalb in die Einrichtung sowie den Betrieb heimischer Arbeitsstätten investieren.
Neben Arbeitsmitteln wie Computern, Büromöbeln oder Laptops entstehen Kosten für einen Erwerb sowie die Wartung von Kommunikationsanlagen, der Heizung und Beleuchtung. Ein bequemer Bürostuhl gehört ebenso zum wichtigen Inventar wie professionelle Buchhaltungs- oder CRM-Software, die datenschutzkonformes Arbeiten im Homeoffice ermöglicht.

Individuelle Regelungen

Auf eine Nutzung privater Endgeräte dürfen Arbeitgeber zwar nicht bestehen. Dennoch ist es generell möglich, dass alle Betroffenen entsprechende individuelle Regelungen treffen. In diesem Fall tragen Arbeitgeber ebenfalls für den Datenschutz sowie die Einhaltung des Arbeits- und Gesundheitsschutzes die Verantwortung.

Grundsätzlich besteht ein Anspruch auf Kostenerstattung für Arbeitnehmer nur dann, falls Arbeitgeber die Tätigkeit im Homeoffice wünschen.

Wechseln Angestellte hingegen auf eigenen Wunsch ins Homeoffice, entfallen diese Ansprüche. In diesem Fall setzt sich die Praxis „überwiegenden Interesses“ vermehrt durch. Möchten Arbeitnehmer trotz betrieblichen Arbeitsplatzes im Homeoffice arbeiten, erhalten sie zumeist ausschließlich notwendiges technisches Inventar. Ordnen Arbeitgeber die heimische Arbeit an, muss dieser für die Nutzungskosten des Wohnraums sowie für Arbeitsmittel aufkommen.

Recht auf Homeoffice? Gesetzliche Regelungen im Überblick

Generell liegt es im Ermessen der Arbeitgeber um zu entscheiden, ob ihre Mitarbeiter auch von zu Hause aus beruflich tätig werden dürfen. Hierzulande müssen es Arbeitgeber auch nicht begründen, ob sie ihren Mitarbeitern einen Wechsel ins Homeoffice erlauben oder nicht. Ein gesetzlicher Anspruch auf Homeoffice besteht deshalb hierzulande noch nicht.
Dennoch sollen Angestellte aus gesetzlicher Perspektive die Möglichkeit haben, Verhandlungen über Homeoffice-Lösungen mit ihren Arbeitgebern anzustreben. Dennoch können Arbeitgeber nicht zu derartige Vereinbarungen gezwungen werden.

Arbeitsmittel sind kein Arbeitslohn

Eine unentgeltliche Überlassung von Arbeitsmitteln fürs Homeoffice ist generell kein Arbeitslohn. Allerdings müssen Berufstätige beteuern, dass die Arbeitsmittel ausschließlich im eigenen Besitz verweilen und deren private Mitnutzung ausgeschlossen ist.
Eine Anschaffung des Equipments ist durch Arbeitgeber oder Arbeitnehmer möglich. Eine Erstattung als steuerfreier Ersatz ist gemäß § 3 Nr. 50 EStG möglich.

Vertragliche Regelungen schriftlich festhalten

Generell sind Arbeitgeber und Arbeitnehmer gut beraten, aufs Homeoffice bezogene Vereinbarungen stets schriftlich festzuhalten.

Klare Erfassungen zur Kostenübernahme sind ein ebenso wichtiger Vertragsbestandteil wie ein Ausschluss des überlassenen Equipments für eine private Nutzung.

Darüber hinaus verschaffen schriftliche Vereinbarungen Transparenz für alle Beteiligten und legen etwaig eintretende Sonderregelungen genau fest.

Zutrittsrecht für Arbeitgeber

Ein weiterer möglicher Bestandteil der schriftlichen Vereinbarungen ist die Einigung auf ein Zutrittsrecht zur Wohnung bzw. dem Arbeitsplatz der Arbeitnehmer. Der Gesetzgeber stimmt diesem Recht zu, da Arbeitgeber im Homeoffice der Angestellten dennoch an den Arbeitsschutz sowie die Datenschutz-Grundverordnung gebunden sind.

Damit die gesetzlichen Richtlinien realisiert werden können, sollten Arbeitgeber die Möglichkeit haben, die Gestaltung der heimischen Arbeitsplätze zu beurteilen. Allerdings dienen diese Kontrollen ausschließlich dem vertraglich vereinbarten Zweck und müssen sich daher auch auf diesen Umfang beschränken. Verweigert ein Arbeitnehmer im Gegenzug den Zutritt zum heimischen Arbeitsplatz, dürfen Arbeitgeber den Anspruch auf Homeoffice widerrufen.