Worauf Sie beim Kauf von Office-Druckern achten sollten

Mindestens einen Drucker sollte ein Unternehmen haben. Obgleich die Digitalisierung immer mehr voranschreitet, kann sich ein Office-Drucker nämlich als nützlich erweisen. Die richtige Auswahl zu treffen kann allerdings sehr schwierig sein, denn der Markt für Drucker ist überdimensional groß.
Welches Produkt passt zu welchem Unternehmen? Welche Funktionen sollte das Gerät beinhalten und wie lassen sich die laufenden Kosten so gering wie möglich halten? Im Folgenden erfahren Sie, an welchen Punkten Sie sich beim Kauf eines Druckers für Ihr Unternehmen orientieren können.

Kleine Unternehmen – Kleine Preise

Kleine Unternehmen sind vor allem daran interessiert, dass der Drucker so wenig wie möglich kostet. Gerade bei Neugründungen ist das Budget oft begrenzt, sodass die Material- und Anschaffungskosten so gering wie möglich gehalten werden sollen.

Aus diesem Grund greifen viele Neu- oder Kleinunternehmer oft auf sogenannte Tintenstrahl-Modelle zurück.

Diese Geräte sind mit einem Neupreis von unter 100 Euro sehr erschwinglich. Generell ist nichts gegen kostengünstige Tintenstrahldrucker einzuwenden, aber auch hierbei gibt es gewaltige Unterschiede. Gute Recherche kann helfen, sparsame und leistungsfähige Geräte zu finden. Um zu jeder Zeit eine solide Leistung zu garantieren, sollten Sie von den kleinformatigen Druckern jedoch mindestens zwei Modelle haben. Der Vorteil zwei baugleicher Geräte ist, dass diese gleichartig bedient werden müssen. So sparen Sie sich eine doppelte Einarbeitung und können den zweiten Drucker verwenden, wenn der erste ausfällt.
Auch wenn Sie den Drucker nicht allzu häufig benötigen, kommt es immer wieder vor, dass wichtige Komponente wie Papier oder Tinte ausgerechnet dann leer sind, wenn es darauf ankommt. Diesen Umstand können Sie mit zwei Geräten vermeiden.

Mittelgroße und große Unternehmen

Wenn Ihr Unternehmen so groß ist, dass mehrere Personen regelmäßig auf den Drucker zugreifen müssen, sollte dies in die Kaufentscheidung einbezogen werden. Besser als kleine Tintenstrahldrucker, bei denen Papier oder Tinte ständig leer gehen können, sind große Office-Drucker.
Auch sogenannte Multifunktionsgeräte bieten sich bei mittleren- bis großen Unternehmen an, denn diese haben überdurchschnittlich große Tintenvorräte sowie mehrere Schächte für ausreichend Papier. Wenn Sie auf derartige Modelle zurückgreifen, lassen sich Engpässe vermeiden.

Darüber hinaus sollte Ihr Office-Drucker netzwerkfähig sein und diverse Verbindungen zulassen.

Ideal sind WLAN-Drucker, denn diese können von allen Mitarbeitern unkompliziert benutzt werden. Weder ein Kabel noch eine aufwendige Einrichtung sind hierbei von Nöten. Wenn Sie ein sehr großes Unternehmen leiten, bietet sich die Nutzeridentifikation als Zusatzoption an.
Das bedeutet, dass der Drucker zum Beispiel eine Auftragsbestätigung per Transponder ermöglicht. Diese Funktion ist vor allem dann nützlich, wenn mehrere Personen gleichzeitig auf ein Gerät zugreifen und es zu Chaos bei den Druckaufträgen kommen kann. Außerdem erhöhen sich so Datenschutz und Sicherheit.

Laser oder Tintenstrahl?

Ob Sie einen Laser- oder Tintenstrahldrucker nehmen sollten, ist nicht ganz leicht zu beantworten. Beide Techniken haben sich inzwischen stark angeglichen, sodass es fast unmöglich ist, signifikante Vor- oder Nachteile herauszufiltern. Welcher Drucker besser zu Ihnen passt, kommt vor allem auch auf die Art Ihres Unternehmens an. Einige Geräte eignen sich zum Beispiel nicht dafür, Etiketten oder Fotos zu drucken.
Sollten Sie eine bestimmte Funktion öfter benötigen, kann es sinnvoll sein, einen Drucker mit diesen Fähigkeiten auszusuchen: Es kann eine Menge Geld sparen, keinen externen Dienstleister beauftragen zu müssen.